Buchungsabläufe und Platzsperren

Bandexa unterstützt zwei unterschiedliche Buchungsabläufe.

Zusätzlich kann für jeden Buchungsablauf festgelegt werden, ab welchem Zeitpunkt der gebuchte Platz für andere Gäste gesperrt wird.

Dabei sind zwei Dinge voneinander zu unterscheiden:

  • Welchen Status eine neue Buchung erhält
  • Ab welchem Status der Platz nicht mehr anderweitig gebucht werden kann

Buchungsabläufe

Buchungen zunächst als Anfrage

Bei diesem Buchungsablauf wird jede neue Buchung zunächst als Anfrage angelegt.

Der Betreiber prüft die Anfrage und entscheidet anschließend, ob sie bestätigt oder abgelehnt wird.

Der Ablauf ist folgender:

  1. Der Gast sendet eine Buchungsanfrage ab.
  2. Der Gast erhält eine E-Mail mit einem Bestätigungslink.
  3. Der Gast bestätigt über diesen Link seine E-Mail-Adresse.
  4. Die Buchung wird in Bandexa mit dem Status Anfrage angelegt.
  5. Der Betreiber prüft die Anfrage.
  6. Wird die Anfrage angenommen, setzt der Betreiber die Buchung auf Bestätigt.
  7. Wird später eine Anzahlung verbucht, erhält die Buchung den Status Reserviert.

Solange der Gast seine E-Mail-Adresse noch nicht bestätigt hat, wird die Buchung nicht in Bandexa angezeigt.

Buchungen automatisch bestätigen

Bei diesem Buchungsablauf muss der Betreiber neue Buchungen nicht manuell bestätigen.

Der Ablauf ist folgender:

  1. Der Gast führt die Buchung durch.
  2. Der Gast erhält eine E-Mail mit einem Bestätigungslink.
  3. Der Gast bestätigt über diesen Link seine E-Mail-Adresse.
  4. Die Buchung wird in Bandexa angelegt.
  5. Die Buchung erhält automatisch den Status Bestätigt.
  6. Der Gast erhält die automatische E-Mail aus der Vorlage Anfrage bestätigt.
  7. Wird später eine Anzahlung verbucht, erhält die Buchung den Status Reserviert.

Solange der Gast seine E-Mail-Adresse noch nicht bestätigt hat, wird die Buchung nicht in Bandexa angezeigt.

Bei diesem Buchungsablauf gibt es keinen vorherigen Status Anfrage. Die Buchung wird nach der Bestätigung der E-Mail-Adresse direkt als Bestätigt angelegt.

Platzsperre

Für jeden Buchungsablauf kann festgelegt werden, ab welchem Zeitpunkt ein Platz für andere Gäste gesperrt wird.

Dafür stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Bei Eingang der Anfrage
  • Wenn die Buchung bestätigt wurde
  • Wenn die Anzahlung bezahlt wurde

Bei Eingang der Anfrage

Der Platz wird gesperrt, sobald die Buchung nach der Bestätigung der E-Mail-Adresse in Bandexa eingeht.

Beim Buchungsablauf Buchungen zunächst als Anfrage bedeutet das:

  • Die Buchung hat den Status Anfrage.
  • Der Platz ist trotzdem bereits für andere Gäste gesperrt.

Diese Einstellung eignet sich, wenn ein angefragter Platz während der Bearbeitung nicht anderweitig vergeben werden soll.

Wird die Anfrage abgelehnt oder die Buchung storniert, wird der Platz wieder freigegeben.

Wenn die Buchung bestätigt wurde

Der Platz wird erst gesperrt, sobald die Buchung den Status Bestätigt erreicht.

Beim Buchungsablauf Buchungen zunächst als Anfrage bleibt der Platz zunächst weiterhin buchbar.

Erst wenn der Betreiber die Anfrage annimmt und die Buchung auf Bestätigt setzt, wird der Platz gesperrt.

Beim Buchungsablauf Buchungen automatisch bestätigen wird der Platz direkt nach der Bestätigung der E-Mail-Adresse gesperrt, da die Buchung automatisch den Status Bestätigt erhält.

Wenn die Anzahlung bezahlt wurde

Der Platz wird erst gesperrt, wenn die vereinbarte Anzahlung verbucht wurde.

Bis zu diesem Zeitpunkt kann der Platz grundsätzlich weiterhin von anderen Gästen gebucht werden.

Diese Einstellung eignet sich für Betriebe, die einen Platz erst nach Eingang der Anzahlung verbindlich reservieren möchten.

Beispiel: Der Gast möchte sich später entscheiden

Ein Gast interessiert sich für einen Platz, möchte sich aber erst in zwei oder drei Tagen endgültig entscheiden.

Wie Bandexa damit umgeht, hängt von der eingestellten Platzsperre ab.

Platzsperre bei Eingang der Anfrage

Die Buchung wird als Anfrage angelegt und der Platz sofort gesperrt.

Der Gast kann sich Zeit für seine Entscheidung lassen, ohne dass der Platz zwischenzeitlich von einem anderen Gast gebucht werden kann.

Nimmt der Gast die Buchung nicht an, wird sie storniert und der Platz wieder freigegeben.

Platzsperre bei Bestätigung

Die Buchung wird zunächst als Anfrage angelegt. Der Platz bleibt dabei weiterhin buchbar.

Möchte der Betreiber den Platz für den Gast freihalten, setzt er die Buchung auf Bestätigt.

Ab diesem Zeitpunkt ist der Platz gesperrt.

Nimmt der Gast die Buchung später nicht an, wird sie storniert und der Platz wieder freigegeben.

Platzsperre nach Anzahlung

Die Buchung wird zunächst angelegt, der Platz bleibt aber weiterhin buchbar.

Erst wenn die Anzahlung verbucht wurde, wird der Platz gesperrt.

Gibt es einen eigenen Angebots-Workflow?

Einen eigenen Ablauf nach diesem Muster gibt es aktuell nicht:

  1. Angebot erstellen
  2. Platz vorläufig sperren
  3. Gast nimmt das Angebot an
  4. Buchung wird verbindlich

Ein ähnlicher Ablauf lässt sich jedoch über den Anfrage-Workflow und die Einstellung der Platzsperre abbilden.

Soll der Platz bereits während der Entscheidungszeit des Gastes freigehalten werden, kann eingestellt werden, dass der Platz schon bei Eingang der Anfrage gesperrt wird.

Alternativ kann der Betreiber die Buchung manuell auf Bestätigt setzen, sofern die Platzsperre ab dem Status Bestätigt eingestellt ist.

Nimmt der Gast das Angebot nicht an, wird die Buchung storniert und der Platz wieder freigegeben.